Východisko
Středně velká tréninková a vzdělávací firma. Provoz je rozložený přes 10+ různých systémů jako LMS, CRM, plánování, platby, komunikace s účastníky, úložiště obsahu a analytika. Každý nový běh kurzu znamená desítky ručních úkonů, které někdo musí spustit ve správném pořadí.
Při růstu z 10 na 50 běhů měsíčně se to celé začalo lámat. Tradiční řešení najmout víc lidí do operations bylo pomalé i drahé.
Problém
- Křehká ruční propojení. Každý handoff mezi systémy někdo musel spustit.
- Chyby při škále. Při několika bězích současně se chyby kumulovaly. Vznikaly chybějící přihlašovací odkazy, špatné fakturační údaje a zmeškané připomínky.
- Headcount jako jediná páka. Operations rostlo lineárně s objemem, což bylo ekonomicky neudržitelné.
Řešení: AI orchestrátor
Postavili jsme AI orchestrátor, který propojuje 10+ systémů a vede provoz poloautomaticky s human-in-the-loop kontrolními body u kritických rozhodnutí.
Princip:
- Agent vidí stav všech napojených systémů. Ví, kdo je přihlášený, kdo zaplatil, kdo má dostat co a kdy.
- Agent navrhuje akce jako odeslat pozvánku, zaktualizovat CRM, vyfakturovat a poslat připomínku.
- Operations člověk schvaluje kritické akce v jednom rozhraní. U rutinních věcí běží orchestrátor sám, ale každá akce je logovaná a auditovatelná.
Stack záměrně nezveřejňujeme. Kombinuje LLM agent layer, deterministickou orchestrační vrstvu a audit/checkpoint UI. Detaily probíráme s klienty na hovoru.
Co se změnilo
- Příprava běhu se zkrátila ze dnů ruční koordinace na hodiny.
- Chybovost u kritických „zapomenutí” (chybějící odkaz, nezaplacení) je téměř eliminovaná, protože orchestrátor se nikdy nezapomene.
- Operations tým dělá míň kopírování mezi systémy a víc práce s lidmi (účastníci, lektoři, klienti).
- Škála znamená, že firma dnes zvládá objem, který by předtím vyžadoval výrazně větší ops tým.
Konkrétní čísla (před / po, % redukce ručních úkonů) finalizujeme s klientem. Tuhle stránku zaktualizujeme, až budou schválená.
Co z toho jde přenést do vaší firmy
- Začněte jedním křehkým handoffem, ne celou firmou. Nejmenší místo, kde to nejčastěji padá.
- Human-in-the-loop není slabost, je to záchranná síť. Při prvním spuštění ať každou akci schvaluje člověk. Po týdnu uvidíte, které akce jsou dost rutinní na automatizaci a které ne.
- Logujte všechno. Auditovatelnost je to, co z AI experimentu dělá produkční řešení.
Jak tohle přenést do vaší firmy
Pokud vás zajímá, jak by podobný orchestrátor vypadal u vás, začněme 15minutovým hovorem. Projdeme si, jestli to ve vaší firmě dává smysl a který z našich tréninků je na to nejlepší start.